Consejos para llevar a cabo de forma exitosa tus eventos en Sevilla

Tanto si eres un profesional de la organización de conferencias como si eres un novato, sabrás que tu evento depende en gran medida de la planificación y la organización. Hoy te facilitamos los preparativos de tu conferencia con consejos para garantizar el éxito de tu acto.

Si te interesa saber más sobre cómo realizar congresos en Sevilla exitosos, sigue leyendo.

1. Establece un presupuesto

Debe ser una de las primeras cosas que hagas. Nuestro consejo más importante es que consideres dos o tres presupuestos diferentes y calcules lo que te permitirá cada paquete. Así tendrás más seguridad a la hora de dar luz verde a tu presupuesto.

2. Planificar con antelación

Para que una conferencia tenga éxito, hay que planificarla con mucha antelación. Determina cuáles son los objetivos del acto y planifícalos. Asegúrate de que todos los elementos prácticos que necesitas -folletos, expositores- están encargados con suficiente antelación. La preparación para tus congresos en Sevilla lo es todo.

3. Destaca entre la multitud

¿Cómo vas a destacar tu congreso en Sevilla entre los demás actos empresariales? ¿Tienes un tema innovador o una nueva forma de ver los negocios? ¿O una idea ya probada pero con un nuevo giro? ¿Y los ponentes? ¿Podrías considerar la posibilidad de contratar a personas que ofrezcan la perspectiva del cliente? Por ejemplo, si te dedicas a la sanidad, invita a un paciente para que cuente su historia personal.

4. Marketing

El marketing debe tener siempre presentes los objetivos principales. Planifica en torno a ellos, decidiendo aspectos estéticos de la marca, el logotipo o el eslogan, así como el hashtag imprescindible hoy en día en las redes sociales. Promociona tu conferencia entre los expertos del sector y recurre a los medios de comunicación locales o especializados para correr la voz. Piensa en cómo captar el interés de los periodistas y maximizar la publicidad.

5. Equipo

Implica a tu equipo desde las primeras fases, haciéndoles partícipes de la planificación e invitándoles a aportar ideas para tus congresos en Sevilla. Asegúrate de que saben lo que les espera: una oportunidad para establecer contactos y aprender algo nuevo. Es esencial llevar a cabo una reunión de equipo antes de la jornada para que todos sepan cuál es su papel. Asegúrate de programar descansos, para que tus embajadores estén frescos y a punto para tus congresos en Sevilla.

6. Investiga a los ponentes

Echa un vistazo a los posibles ponentes en sus redes sociales. Si hay vídeos disponibles, te darán una idea de su estilo para que sepas si son adecuados para tu acto y si captarán la atención de tu público. Se realizan numerosos congresos en Sevilla, elige a los mejores conferenciantes.

7. Elección del lugar

Ya sea para conferencias pequeñas, medianas o de mayor dimensión, elige un lugar que cuente con todas las instalaciones necesarias y con personal a mano. En Cartuja Center CITE, ofrecemos una gran variedad de sala para aforos diferentes en función de tus necesidades. Ofrecemos soluciones para todo tipo de eventos y congresos en Sevilla.

8. Hazte amigo de un contacto clave en el lugar elegido

Una vez elegido el lugar ideal para tu conferencia, averigua quién será el contacto clave ese día. Su ayuda será imprescindible para facilitar detalles de última hora y allanar cualquier contratiempo o sorpresa. Nuestro equipo de eventos del Cartuja Center es un grupo amable y siempre está a mano para ayudar a que el evento se desarrolle sin contratiempos, de forma totalmente profesional, para que los congresos en Sevilla sean siempre exitosos.

9. El diseño es la clave

Una vez que hayas elegido el lugar de celebración, piensa en cómo utilizarlo. Planifica la disposición de los asientos, la decoración, cartelería, personal disponible… Familiarízate con la ubicación de los elementos esenciales, como los baños, para ahorrarte búsquedas ese día.

10. Planifica el catering

Sólo tienes que pensar en el formato que mejor se adapte a tus congresos en Sevilla. Un buffet informal puede funcionar mejor para establecer contactos y para delegados ocupados.

11. Contrata a un fotógrafo profesional

Las instantáneas están bien para las redes sociales, pero considera la posibilidad de contratar a un fotógrafo profesional para que capture las imágenes imprescindibles para tus futuras campañas de marketing. No te arrepentirás de invertir en imágenes de calidad que podrás volver a utilizar en multitud de canales.

12. Prepara algunos temas de conversación

Dirigir una conferencia es una gran tarea, pero no tan grande como para no poder dedicar algo de tiempo a charlar con otros asistentes. Ten preparados de antemano algunos temas de conversación, así siempre tendrás una forma de entablar conversación con alguien, como «¿Qué te hizo querer venir a esta conferencia?» o «¿A qué sesiones vas a ir?».

13. Lleva un registro

Ve a la conferencia preparado con un registro para apuntar los datos de contacto de posibles clientes y de ofrecer los tuyos en forma de tarjeta de visita, folleto u otro material. Haz un seguimiento del interés con un correo electrónico o una encuesta para saber qué sacó la gente del evento, lo que te ayudará a desarrollar ideas para futuras conferencias.

14. No olvides establecer contactos

Por supuesto, ese día estarás ocupado dirigiendo el evento. Pero no olvides relacionarte con las personas que conozcas en la propia conferencia. Conéctate en las redes sociales de inmediato, para que no te guardes su tarjeta de visita en el bolsillo y te olvides de ella.

15. Mantén activas las redes sociales

Las redes sociales no sólo sirven para promocionar el acto de antemano. Sigue publicando fotos del evento a medida que se desarrolla, etiquetando a los delegados para aumentar el número de interacciones. Rompe con lo predecible con fotos creativas tomadas desde ángulos inesperados o con asistentes disfrutando juntos de una broma.

16. Evalúe cómo ha ido

Siempre es bueno aprender de tus conferencias en Sevilla. Una forma fácil e interactiva de recabar opiniones es enviar un correo electrónico a los asistentes con una encuesta en línea. Muchos presentan los resultados con claridad, lo que te permite saber cómo se ha recibido el acto y te ayuda a planificar para la próxima vez.

17. Agradece a tus colaboradores

No olvides dar las gracias a los ponentes y colaboradores. Si tu conferencia en Sevilla ha sido un éxito -y si has seguido estos consejos, lo será- querrás volver a recurrir a ellos, así que los necesitas de tu lado.

18. Proporciona feedback a tu organización

¿Por qué no ofrecer feedback a tus colaboradores una vez terminada la conferencia? Presentarles los aspectos más destacados y mostrarles lo valioso que resultó el acto hará que se animen a participar en él la próxima vez que planifiques más conferencias en Sevilla.

19. Reutiliza el contenido de la conferencia para blogs

Resumir algunas de las ideas clave debatidas en la conferencia es una forma estupenda de llenar el blog de su empresa y conseguir más publicidad de la jornada. También puedes entrevistar a los delegados y ponentes para conocer su opinión sobre el evento o escribir un artículo de reflexión sobre su experiencia entre bastidores.

En Cartuja Center CITE te ayudaremos a que tus congresos en Sevilla sean memorables y a que cumplan con todas tus expectativas y necesidades. Si estás pensando en llevar a cabo congresos en Sevilla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de poder atenderte.